Bereits seit Anfang 2025 müssen auch Thüringer Zahnarztpraxen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können (siehe tzb 09/2024). Unter bestimmten Bedingungen müssen Praxen ab Jahresanfang 2027 nun selbst E-Rechnungen erstellen und versenden. Die bisherige Papierrechnung hat sicher bald ausgedient.
Die E-Rechnungspflicht betrifft derzeit grundsätzlich nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Auch zahntechnische Labore fallen unter diese Verpflichtung und müssen seit dem 1. Januar 2025 unter bestimmten Voraussetzungen eigene E-Rechnungen versenden. Oft fügt das Labor seiner E-Rechnung zusätzlich eine gut lesbare PDF-Datei bei, um die weitere Bearbeitung zu erleichtern. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Papierrechnung besteht nicht.
E-Rechnung kommt in die Praxis
Eine weitere Stufe tritt am 1. Januar 2027 in Kraft: Ab dann gilt auch für Zahnarztpraxen die Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen, soweit die Praxen erstens Umsätze an andere Unternehmen erbringen und zweitens einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erwirtschaftet haben. Für eine typische Thüringer Zahnarztpraxis dürfte dies zwar nicht zutreffen, Praxisinhaber sollten ihre eigene Situation jedoch rechtzeitig prüfen.
Anschließend wird ab 2028 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen generell eine E-Rechnung erforderlich sein. Damit endet die Übergangsphase, in der noch andere Rechnungsformate verwendet werden durften.
Patientenrechnungen müssen keine E-Rechnungen sein
Eine Pflicht, Patientenrechnungen künftig als E-Rechnung zu versenden, besteht hingegen weiterhin nicht: Abrechnungen von Zahnarztpraxen an ihre Patientinnen und Patienten sind keine Rechnungen zwischen zwei Unternehmen. Sie fallen daher auch nicht unter die kommende Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung.
Für Thüringer Zahnarztpraxen liegt der unmittelbare Handlungsbedarf also vor allem im Rechnungseingang: E-Rechnungen müssen bereits heute empfangen, geprüft und im Originalformat aufbewahrt werden.
Wer Rechnungseingang, Buchhaltung und Archivierung schon jetzt sauber elektronisch miteinander verbindet, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern kann auch eigene Freigabeprozesse beschleunigen, Erfassungsfehler reduzieren und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei deutlich vereinfachen. Hierzu empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater und dem Software-Dienstleister der Zahnarztpraxis.